实体资料信息录入管理解决方案

信息化已经成为提高效率、增强竞争力的必备手段，但是在实体资料依然通行的情况下，数据转换的速度成为限制整个流程处理效率的瓶颈。假如有1000张双面资料需要处理，使用平板扫描仪耗时将超过16小时(加上放置资料的时间后扫描一面耗时超过30秒)，如何才能提升转换速度呢？采用更高效的馈纸式高速文档扫描仪是目前好的选择——以每分钟处理20张资料计算，总耗时也不超过1个小时。这就是效率！

不过对于这种专业化的产品，硬件采购仅仅是一个方面，更重要的是合理的部署和高效的融合，让高速文档扫描仪在正确的位置发挥出大的作用。这就需要在采购高速文档扫描仪之前，根据自身的实际情况确定一个大致的、有实际意义的部署方案。相关调查数据表明，目前高速文档扫描仪有超过四成被用于银行系统，其次是公检法、工商、税务、海关、统计、档案等政府机构，其它则被有需要的企业用户采用。那么在这些机构中，高速文档扫描仪是如何使用的，将会面对哪些工作需求？在选择高速文档扫描仪时应该注意哪些方面，以其为核心的实体资料信息录入系统是如何建立的呢？为了回答这些问题，微型计算机评测室进行了广泛调查并以两款目前有代表性的高速文档扫描仪为基础进行实际操作，并终根据不同的应用需求给出了相应的解决方案和使用方式。此外，我们还总结了一些实际使用时需要注意的问题，希望能为用户的实际采购提供一些参考。

一、大量资料数字化对高速文档扫描仪的需求

无论是各级政府机构的电子政务建设，还是各个银行的支票影像交换系统，又或者是各类企业信息管理系统，都要拥有高效的实体资料与数字信息的转换环节。目前各类机构通常是集中办公，需要定时处理海量的实体资料，对高速文档扫描仪的需求比较突出。

高速文档扫描仪的的接入

另一方面，高速文档扫描仪的硬件功能又非常单一，仅仅用于连续地将实体资料数据转换为数字影像资料。因此无论是在政府机构、行业还是企业单位中，其部署的模式都比较类似—— 连接并依托高性能电脑进行初始的文档转换，转换后的信息经过处理进入内部信息网络进行交流。

1.电子政务

电子政务的核心是相关业务流程的数字化、网络化，包括了网站建设、公文流转、协同办公、行政审批等几个方面。例如公检法机关在工作过程中形成的大量需要整理归档的卷宗资料，工商、税务、海关部门收到的大量票据、证明、公函、申请，统计、档案部门接收的大量数据资料和档案文件，这些都需要进行相应的数字化处理。以简单的行政审批模型为例，将申请者提供的大量审批材料转换为数字材料存档，并根据流程提交给上一层的处理机构或个人。在集中办公的情况下需要处理的审批材料可能达到数百份，此时就必须使用高速文档扫描仪进行转换。然后再根据需要在本系统内或相关系统之间流转，并终以正规文件的形式反馈给申请者或者特定的执行者。

电子政务行政审批简化流程

这样的行政审批流程会出现在各种机构和企业中，因此用户在建立审批材料录入管理系统时可以参考其中的高速扫描仪部署方式。虽然现在很多单位的内部数据流动已经陆续数字化，但是与外部的正规数据(如发票、单据、合同等)交换仍依赖于纸质材料(从《票据法》、《合同法》相关规定来看纸质材料具有高法律效力)，这就决定了各单位在采用电子审批模式时需要对纸质材料进行数字转换。

2.金融票据

调查数据显示，金融行业采购占据了高速文档扫描仪市场份额的45%，其主要应用于自2006年开始建立的支票影像交换系统。目前银行支票影像交换系统的录入终端主要存在于大中型城市的主要营业网点，其核心工作就是将客户提供的支票进行扫描后提交给本市的票据交换所。支票影像数据在进入支票交换系统之后，将会根据需要在本市票据交换所进行鉴伪核算处理，或者提交给地区分中心、全国总中心进行处理。据统计，2008年第四季度银行系统处理票据业务23163.30万笔，同城票据清算系统业务达11477.28万笔，如此巨量的票据影像处理必须使用高速文档扫描仪。

商业银行支票交换系统结构

金融行业的票据处理流程实际上是树状结构，但各个层次的分支机构之间也存在数据的交换。这种类型的部署方案适用于公检法、海关、税务、档案局、统计局等相对独立的系统，大的优点在于便于数据的协调和管理。不过在具体采购时需要注意，系统中各个机构、各个层次处理的数据量不同，因此在选择高速文档扫描仪时也要据此选择不同处理速度的产品。

3.企业信息

企业类型变化多样，采用的信息管理系统相对于政府、行业用户来说也更加复杂，很多企业都采用的是自行定制的解决方案。不过仅就资料录入方面来讲，需要建立以高速文档扫描仪为核心的录入系统的主要包括几个方面：

1.客户信息档案录入：企业客户信息档案的初步建立通常是以名片资料为基础的，之后还需要根据实际情况补充个人身份证件及财务证件、业务往来函件等资料，从而形成完善的客户档案，这些资料的输入都需要文档扫描仪来完成。

2.合同订单信息录入：虽然日常的业务往来可以依靠电话、邮件等完成，但是正规的合同订单就必须签订实体文件，这些文件需要归档备份以作为交易凭证和业务审批的资料，此时也需要文档扫描仪进行处理。

典型企业信息录入结构

3.票据核销信息录入：正规企业财务系统的票据核销操作都需要以实际票据为基础，而且还要存档以备后期检查。但是实体票据的留档管理相对麻烦，用高速文档扫描仪制作成影像资料录入数据库后就非常便于查找核对。

4.库管单据信息录入：拥有独立仓储机构的企业，在建立企业信息系统后可以通过网络进行出入库调度。不过这种调度通常只是为了企业内部协调，涉及到外部单位时就需要纸质出入库单才行，而这些单据就要通过高速文档扫描仪进行核对备份。

这些需求共同构成了一个完善的企业信息系统与外部信息交换的门户，全面的信息录入有助于降低企业运营风险和不必要的人力/财务成本。高速文档扫描仪在企业中主要存在于数据录入中心，这样的中心可以根据需要建立在业务、财务及库管部门。企业信息系统的资料录入涉及到客户管理、财务管理和产品管理三个体系，主要是为了便于管理和保证资料、单据的真实性。另外，将资料影像数据加入企业信息系统数据库后，也有助于进行后期的核查。