IBM LotusLive在线协作办公解决方案

二、Lotus Live Engage初体验

在LotusLive目前提供的诸多产品中，功能完善的LotusLive Engage提供了长达一个月的试用期限，成为我们体验LotusLive在线协作办公解决方案的佳途径。LotusLive Engage是集成的协作办公套件，将社交网络与Web会议、协作功能(如文件存储和共享)、即时消息传递以及活动管理组合在一起。

LotusLive Engage“我的仪表板”界面是所有功能的接入点

在LotusLive登录界面输入注册的邮箱及密码登录，首先打开的就是“我的仪表板”界面。“我的仪表板”是LotusLive Engage各种服务的接入点，可以用来启动或加入会议、导航到各种服务，还可用来检查用户的可用更新。在“我的仪表板”界面的左侧，可以看到LotusLive Engage主要功能的链接，对应功能如下：

会议：随时可用、按需使用的在线会议室，可以主持会议并邀请他人参加会议；
我的网络：通过网络服务添加可定制和共享的联系人信息，利用社会网络功能与他人进行联系；
活动：能够创建、优先化和共享信息、文档以及任务列表；
文件：可以迅速地与整个团队或个人共享所需的业务资源；
表单：创建一个调查并通过不同类型的图表、图形、图解和地图迅速地制作数据图形；
图表：上传或创建数据，让实时图表服务创建一个即时的图形视图并与他人共享；
即时消息传递：查找LotusLive社区中的联系人并启动与该联系人的实时会话。

1.会议

LotusLive Engage用户可以召开一个新的会议或者参加一个已有的会议，LotusLive会议是以Web会议工具IBM Lotus Sametime Unyte为基础的。进入“会议”开始界面，我们可以看到LotusLive为用户生成的会议标识。其他与会者可以使用这个标识加入到会议中，我们也可以输入其它标识加入对方的会议。

LotusLive Engage支持召开多15个与会者的Web会议

会议主持人可以添加文件、进行调查或者与其他人单独交谈

在会议进行过程中，主持人可以执行以下操作：

共享桌面或打开任何上传到LotusLive文件服务中的文件；
启动应用程序共享以便与所有的与会者共享桌面或应用程序；
使用“创建待办项”功能在会议期间创建活动和任务项；
使用“问卷调查”功能针对某一问题对与会者进行调查；
在硬件设备就绪的前提下进行视频会议；
在会议过程中使用“突出显示器”功能标记特定内容；
锁定会议以防其他人加入到会议中；
与会议中的任何与会者进行交谈。

2.我的网络

“我的网络”是用来管理所有联系人和连接的服务。除了可以用作地址簿以外，“我的网络”还可以用于与他人展开协作、共享文件、将某个用户添加到某一活动等工作。用户可以创建自己的个人配置文件、连接到其他LotusLive用户、创建组并与整个组共享文件，以及与联系人名单中任何用户进行即时会话。LotusLive Engage支持通过Lotus Notes、Microsoft Outlook的.csv文件导入现有联系人。

可以通过.csv文件导入现有联系人

3.活动

“活动”服务的核心是让用户以具体任务而非所用的工具为中心进行协作，允许用户组织、共享和借鉴工作流程。在这项服务中，用户可以引入新的项目、跟踪任务列表、集体讨论新的解决方案以及更多活动。使用该服务时可以为任何任务创建类似时间线的跟踪列表，一个团队项目可以分解成一组任务，所有访问活动的用户都能够通过Atom协议获得定期更新。

“活动”服务将具体任务作为多用户协作的核心进行规划

4.文件

“文件”服务是用来存储和共享文档、演示材料、书签以及内容集合的在线空间，购买LotusLive Engage产品的用户可以获得1GB的存储空间。之所以采用在线存储模式，是为了使文件共享变得更加轻松便捷。用户首先把文件通过浏览器上传到在线空间，然后将具体文件与所选用户共享。现在的文件通常都包含大量的图像和图片，体积超过邮箱附件限制就会给分享和交流带来麻烦，而使用LotusLive Engage的“文件”服务可以让多个用户方便地互相交流、修改各种文件。

“文件”服务可以规避文件过大而服务受限的情况，同时还可以直接交流在线创建的图标、调查等数据

5.表单

“表单”服务如果要换一个名字的话，“调查分析”或许是适合的。事实也是如此，LotusLive Engage的“表单”服务以IBM Lotus Turbo Forms为基础，采用分步操作的向导模式引导用户创建和发布基于不同模板的调查表格，根据回馈数据进行分析并制作结果图示。

可以根据已有的模板制作新的调查并根据回馈数据进行分析

6.图表

“图表”服务非常实用，可以迅速把复制或上传的数据转换成动态的可视化图表。这个服务完全由浏览器完成而无需任何其它客户端程序。用户上传含有数据的文件、选择一个图表类型、把数据绘制到图表中，整个过程只需要几分钟的时间。

利用“图表”服务可以快速制作并分享可视化图表

后可以根据选择，获得随数据变化的条状图、饼状图以及其它一些复杂的图表(如散点图、块状直方图和网状图等)。图表显示是与底层数据直接关联的，因此任何改动都能立即反映出来，同时这些图表还可以便捷地与团队成员或者整个公司的成员共享。

7.即时消息传递

LotusLive Engage“即时消息传递”服务使用了IBM Lotus Sametime软件，让用户可以通过简单的消息、文档或视频进行交流。使用此功能前，用户需要下载和安装Lotus Sametime Connect 8.0.2，并把Lotus Live社区添加到Lotus Sametime客户端中。单独调用的Lotus Sametime客户端使用起来与常用的IM软件非常类似，普通用户也很容易上手。

采用专用的IM环境可以避免很多不必要的风险，有助于企业进行内部管理

写在后

通过对IBM LotusLive的试用，我们对这类面向企业用户的在线协作办公解决方案有了更深的了解。相对于封闭式的企业私有云，这种由供应商提供支持、以SaaS模式部署的云计算方案拥有更高的开放性，允许用户跨出固有的企业边界与客户、合作伙伴和供应商展开更深层次的协作。不过，用户也对这种方案存有一定的担忧，即如何保证自身数据的安全性，以及对用户网络的管理。当然，监管机构对这类解决方案的管理也是目前的一大问题。以LotusLive为例，IBM相关人士就表示：“虽然LotusLive提供有正式的简体中文版本，但是因为受相关法规的限制，目前在内地市场只能提供试用，而无法展开正式的销售和部署。目前面向国内中小企业的主要还是类似Lotus Foundations Start的解决方案。”不过我们有理由相信，随着国内大量中小企业对这类能够有效降低运营成本、扩大业务边界的在线协作办公解决方案的认识加深，会有越来越多的提供类似服务的企业出现，给企业用户带来更多选择。